Zettellos.ai analysiert, kategorisiert und archiviert Ihre Dokumente vollautomatisch — mit unserer eigenen KI aus deutschem Rechenzentrum. Ihre Daten bleiben in Deutschland und landen sicher in Ihrer Paperless NGX.
Alles was Sie brauchen
Zettellos.ai übernimmt den gesamten Dokumenten-Workflow — Import, KI-Analyse, Zahlung, Kontoblatt-Abgleich und revisionssichere Aufbewahrung.
Dokumente werden automatisch gelesen, verstanden und kategorisiert — ausschließlich von unserer eigenen KI aus dem deutschen Rechenzentrum. Keine externen Anbieter, kein Datenabfluss.
Definieren Sie eigene Extraktionsfelder pro Dokumententyp — Vertragsnummer, Vertragsbeginn, Auftragsnummer, was Sie wollen. Die KI füllt sie beim Import automatisch aus, ganz ohne Code.
Anhänge aus IMAP, Office 365 und Exchange EWS werden automatisch erkannt, importiert und in Paperless abgelegt.
Gescannte Stapel mit hunderten Seiten werden KI-gestützt in Einzeldokumente aufgeteilt und direkt nach Paperless hochgeladen.
Zahlungsfristen, Kündigungen und Vertragslaufzeiten werden automatisch erkannt und mit Erinnerungen versehen.
IBAN, Betrag und Zahlungszweck werden aus Rechnungen extrahiert. SEPA pain.001 XML und GiroCode QR auf Knopfdruck.
Ab einem definierten Schwellwert müssen Zahlungen von einer zweiten Person freigegeben werden — Freigabe-Inbox mit Mehraugen-Prinzip, lückenloser Audit-Trail. Erfüllt interne Compliance-Anforderungen.
Jeder Absender hat eine Liste vertrauenswürdiger IBANs. Eine Rechnung mit unbekannter Bankverbindung wird vor der Zahlung markiert — wirksamer Schutz gegen manipulierte Rechnungen und CEO-Fraud.
Mehrere Mandanten in einem Account, granulare Rollenverteilung (Owner, Admin, Member) und isolierte Arbeitsbereiche.
ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung werden automatisch aus PDFs gelesen — strukturierte Daten ohne Umweg über die KI, inklusive Eingangs-/Ausgangs-Richtung.
E-Rechnungen direkt nach Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online, Eingangsrechnungen in FluxERP, automatischer Import aus Amazon und Galaxus — alles optional als Addon zubuchbar.
54 Trigger-Events × 23 Actions × 14 Bedingungs-Operatoren — visueller Drag&Drop-Builder mit Mustache-Variablen, Delay/Wait-Steps, Branch (if/else) für divergierende Pfade und Try/Catch für Failure-Isolation. Ohne eine Zeile Code.
Filter setzen, Treffer prüfen, eine Workflow-Aktion auf alle gefilterten Dokumente anwenden — z. B. „alle Eingangsrechnungen Dezember 2025 zu Lexoffice hochladen". Live-Vorschau, Live-Progress, alle 23 Actions verfügbar.
Versehentlich gelöscht? Kein Problem. Dokumente landen 30 Tage im Papierkorb — wiederherstellbar mit einem Klick. Erst danach werden sie endgültig aus Paperless entfernt. Compliance bleibt unberührt: Aufbewahrungs-Locks blocken den Trash-Pfad automatisch.
DATEV-, ADDISON- oder freie Kontoblätter hochladen — die KI extrahiert jede Buchung und matcht automatisch gegen vorhandene Belege. Auch verkürzte Buchungstexte wie „PAYPAL *GALAXUS DE" werden lernend zugeordnet.
„Wieviel habe ich 2025 für Hosting bezahlt?" — die KI durchsucht über 26 Tool-Funktionen direkt deine Belege, summiert Beträge, findet Duplikate, erkennt Beziehungen zwischen Mahnung und Rechnung. Antworten kommen ausschließlich aus deinen echten Daten.
Hash-Chain-Audit-Logs, automatische Aufbewahrungsfristen mit 18 DACH-Presets, GDPdU/IDEA-Export für Betriebsprüfungen, DSGVO Art. 15/17 (Auskunft + Löschung) auf Knopfdruck. Compliance-Dashboard zeigt jederzeit den Status.
Zettellos.ai läuft als Progressive Web App auf iPhone, Android und Desktop. Benachrichtigungen zu Fristen, Freigaben und KI-Ergebnissen erreichen Sie auch, wenn die App geschlossen ist.
In drei Schritten
Von der Anmeldung bis zum ersten automatisch kategorisierten Dokument in wenigen Minuten.
Paperless NGX-Instanz und E-Mail-Postfächer mit wenigen Klicks einrichten. Kein Programmieraufwand.
Zettellos.ai liest alle vorhandenen und neuen Dokumente — versteht Inhalte, extrahiert Daten, erkennt Fristen.
Tags, Korrespondenten und Dokumententypen werden automatisch vergeben. Sie behalten immer die Kontrolle.
Zettellos.ai setzt auf unsere eigene KI, gehostet im deutschen Rechenzentrum. Keine Datenweitergabe an Dritte, keine US-amerikanischen Cloud-Anbieter. Maximaler Datenschutz — DSGVO-konform von Anfang an.
Warum nur unsere eigene KI?
Beim PDF-Split, E-Mail-Import, Upload und Konnektoren verarbeitet Zettellos.ai Ihre Dokumente temporär und löscht sie danach vollständig. Das Ergebnis landet sicher in Ihrer Paperless NGX Instanz.
Noch keine Paperless NGX Instanz? Wir helfen beim Setup oder Hosting — einfach melden.
Zeitersparnis
Was ein Mitarbeiter in Stunden schafft, erledigt Zettellos.ai in Sekunden — ohne Unterbrechungen, ohne Fehler.
Bei 200 Dokumenten pro Monat spart Ihr Team:
Hinweis: KI-Analysen können Fehler enthalten. Sie behalten immer die volle Kontrolle und können alle Vorschläge prüfen und korrigieren.
Transparent & Fair
Basis-Mandant plus optionale Plugins und Konnektoren. Bewegen Sie die Regler und sehen Sie sofort, was Ihr Zettellos.ai-Setup pro Monat kostet.
Basis-Mandant: 100 € / Monat (fix)
Enthält Paperless-Anbindung, KI-Analyse, E-Mail-Import, Fristen, SEPA, 1 Benutzer, 200 Dokumente im Monat.
KI kann Fehler machen. Die Kostenschätzung basiert auf Durchschnittswerten (ca. 3.000 Tokens pro Dokument, 0,5 MB pro PDF). Die tatsächlichen Token-Kosten und der Speicherverbrauch können abweichen. Analyse-Ergebnisse sollten stichprobenartig geprüft werden — Sie behalten immer die volle Kontrolle.
Kein Kreditkartenzwang, keine Mindestlaufzeit. Richten Sie Ihren Mandanten ein und verbinden Sie Ihre Paperless NGX-Instanz in wenigen Minuten.
Richten Sie Ihren Mandanten direkt bei der Registrierung ein.