Wie können wir helfen?

Erste Schritte

Willkommen bei Zettellos AI

Überblick über das Dokumentenarchiv und wie du in wenigen Minuten startklar bist.

Erste Schritte

Archiv / Mandant wechseln

Mehrere Archive parallel nutzen und sauber voneinander trennen.

Dokumente

Dokumente hochladen

Dateien per Drag-&-Drop oder direkt über die Kamera hochladen.

Dokumente

Suche & Filter

Volltextsuche über Inhalt, Titel und extrahierte Felder — mit Shift+S jederzeit erreichbar.

Dokumente

Dynamische Metadaten-Felder

Pro Dokumententyp eigene Felder definieren (Rechnungsnummer, IBAN, Laufzeit…) — die KI extrahiert Werte automatisch.

Dokumente

Dokumente zwischen Archiven verschieben

Ein Dokument inkl. Metadaten in einen anderen Mandanten übertragen.

KI & Automatisierung

KI-Anbieter wählen und konfigurieren

Claude, OpenAI, Gemini, Ollama oder ITM AI (LM Studio) — pro Archiv frei wählbar.

KI & Automatisierung

KI-Center nutzen

Posteingang analysieren, Batch-Kategorisierung starten oder per Chat mit dem gesamten Archiv sprechen (RAG).

KI & Automatisierung

KI-Änderungshistorie & Undo

Jede automatisch vorgenommene Änderung wird protokolliert und lässt sich rückgängig machen.

KI & Automatisierung

Tag-getriggerte Automatisierung

Wird ein bestimmter Tag gesetzt, starten definierte KI-Aktionen automatisch.

Stapelverarbeitung

PDF-Stapel automatisch splitten

Mehrseitige Sammel-PDFs werden per KI in einzelne Dokumente zerlegt und direkt in Paperless übernommen.

Fristen & Zahlungen

Fristen erkennen und verwalten

Zahlungs-, Kündigungs- und Vertragsfristen werden automatisch aus dem Dokumentinhalt extrahiert.

Fristen & Zahlungen

Zahlungen & SEPA-Überweisungen

Zahlungsdaten (IBAN, Betrag, Zweck) werden aus Rechnungen extrahiert und als SEPA-XML oder EPC-QR-Code bereitgestellt.

Fristen & Zahlungen

E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)

Eingebettete XML-Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und geparst — inkl. SEPA-Prefill und XML-Export.

E-Mail-Konnektoren

E-Mail-Konnektoren einrichten

IMAP, Office 365 (OAuth) oder Exchange EWS — Anhänge werden automatisch in Paperless importiert.

Einstellungen

Mitglieder & Gruppen

Weitere Nutzer einladen, Gruppen anlegen und Berechtigungen granular setzen.

Einstellungen

Benachrichtigungen konfigurieren

E-Mail- oder Browser-Benachrichtigungen pro Ereignis (Fristen, Zuweisungen, KI-Ergebnisse) aktivieren.

Einstellungen

Als App installieren (PWA)

Zettellos AI lässt sich auf iOS, Android und Desktop als eigenständige App installieren.

Sicherheit

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zugang per Authenticator-App absichern; Recovery-Codes für den Notfall.

Sicherheit

Verschlüsselung von Zugangsdaten

Paperless-Tokens und KI-API-Keys werden per APP_KEY verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

KI & Automatisierung

Aktion-Manager (Bulk-Aktionen)

Filter setzen, Treffer prüfen, eine Workflow-Aktion auf alle gefilterten Dokumente anwenden — z. B. „alle Eingangsrechnungen Dezember zu Lexoffice".

Dokumente

Papierkorb & Wiederherstellung

Versehentlich gelöscht? Dokumente landen 30 Tage im Papierkorb und sind wiederherstellbar. Erst danach werden sie endgültig aus Paperless entfernt.

KI & Automatisierung

Workflow-Engine: Branch + Try/Catch (Phase B)

Verzweigungen (if/else) und Try/Catch-Failure-Handling im Workflow-Builder.

KI & Automatisierung

Filter nach Konnektor-Status

Dokumente nach Lexoffice/DATEV/FluxERP/Portal-Upload-Status filtern — z. B. „alle Docs wo Lexoffice fehlgeschlagen ist".